La loi française impose aux entreprises d’archiver certains de leurs documents. En fonction de la nature de ces derniers et de l’activité de la société, la durée d’archivage ne sera pas la même. Notes de frais, factures, bulletins de paie, et bien d’autres documents doivent ainsi être conservés pour répondre à diverses vérifications administratives, telles que celles de l’URSSAF, ou de l’inspection du travail. Si certaines sociétés se sont tournées sans hésitation vers l’archivage électronique, d’autres préfèrent toujours conserver la version papier. Cette habitude leur permet ainsi de réduire les risques de piratage informatique, de garder leurs données essentielles à disposition et de réduire leurs coûts de stockage.
Réduire les risques de piratage informatique
Avec l’avènement des nouvelles technologies de l’information et de la communication, nombreuses sont les entreprises à recourir à l’archivage numérique. Les données des sociétés sont donc conservées sur un serveur ou sur un support de stockage externe. La mise en place de ce système d’archivage peut toutefois être longue et fastidieuse pour la société. De plus, elle expose l’entreprise à des risques de piratage informatique. Même si les dispositifs actuels permettent une meilleure sécurisation des données qu’il y a encore quelques années, les stratégies utilisées par les hackers sont, elles aussi, de plus en plus redoutables. Il est vrai que le risque d’espionnage industriel est loin d’être nul avec l’archivage papier. Il limite néanmoins l’accès à vos données aux seules personnes présentes dans les locaux de l’entreprise, ou à celles désignées par vos soins si vous louez un espace de stockage. Chez Annexx, vous n’aurez rien à craindre quant à la sécurité de vos archives papier. Votre box sera doté d’un système d’alarme individuel, et des contrôles d’accès au bâtiment seront réalisés 24 H/24.
Des documents essentiels toujours à disposition du personnel
Panne d’électricité ou de réseau : ces imprévus sont parfois de véritables cauchemars pour les entreprises. En conservant leurs archives papier, elles garderont un accès permanent à leurs documents. De plus, ce procédé se distingue aussi pour sa fiabilité. Aucun risque de perte de données avec l’archivage papier. Contrairement au stockage numérique, les membres du personnel n’ont pas non plus besoin de codes d’accès, ni de connaissances informatiques pour consulter leurs archives papier. Les sociétés qui font appel à Annexx pour le stockage de leurs données ont la possibilité de consulter leurs documents à tout moment. Nos locaux sont, en effet, ouverts toute l’année, 7J / 7.
Des économies sur les coûts de stockage et de formation du personnel
Les coûts engendrés par le stockage numérique sont loin d’être négligeables. Ces derniers vont dépendre du volume de stockage, du niveau de sécurisation et des tarifs de l’opérateur. Même si le prix du mètre carré s’est envolé dans la majorité des grandes villes de France, la location d’un espace de stockage sécurisé vous permettra d’y remédier. Les tarifs pratiqués par Annexx sont abordables, et bien moins élevés que ceux occasionnés par la location de locaux professionnels. Enfin, tout le monde n’est pas formé à l’usage des outils numériques. La formation du personnel peut aussi représenter un coût significatif pour l’entreprise.
Le stockage d’archives papier est donc une solution toujours adaptée à l’activité des entreprises d’aujourd’hui. N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus sur la location d’espaces sécurisés. Nous évaluerons ensemble vos besoins et vous informerons des coûts engendrés par ces derniers. Vous pourrez ainsi comparer objectivement archivage numérique et papier, et serez en mesure de déterminer la solution de stockage qui vous convient le mieux.
