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Pourquoi externaliser ses archives quand on est professionnels ?

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Dans les petites entreprises comme dans les grandes entreprises de dimension nationale ou internationale, la gestion de l’archivage constitue un enjeu pluridisciplinaire, qui implique expertise, sécurité et espace. L’externalisation est une solution qui répond à toutes les problématiques de gestion des archives des professionnels : Annexx vous en explique les atouts.

Une solution économique

L’archivage est un poste de dépenses incontournable dans une entreprise, surtout lorsque son activité génère beaucoup de documents. Le prix de l’archivage en interne comprend la surface nécessaire dans vos locaux pour entreposer les archives, le mobilier éventuel, les boîtes de classement, ainsi que l’expertise du personnel chargé de l’archivage, de l’indexation et de la gestion des documents archivés (destruction des documents expirés notamment). Il peut devenir beaucoup plus économique pour les PME de recourir à un tiers-archiveur. Pour les entreprises centrées sur leurs activités métiers, externaliser l’archivage s’avère moins onéreux que l’internalisation lorsque la gestion des archives demande l’emploi d’un personnel à plein temps et qu’elle nécessite le recours à des locaux supplémentaires.

Une solution sécurisée

Les documents archivés sous forme papier comme sous forme numérique doivent pouvoir être produits rapidement en cas de besoin, dans le cadre d’un litige comme d’un contrôle des services fiscaux. Dans de telles situations, un document important perdu ou dégradé peut coûter cher à l’entreprise. C’est pour cette raison que l’archivage doit être pris au sérieux : le classement des documents doit être effectué avec rigueur et ces derniers stockés de manière sécurisée, à l’abri des vols, des dégradations, ou, dans le cas d’un archivage numérique, des piratages et des pannes informatiques. L’externalisation est aussi une professionnalisation de l’archivage : en faisant appel à un tiers-archiveur fiable, vous assurez à vos documents un traitement expert et une sécurité renforcée.

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Une solution durable

La durée d’archivage de chaque type de documents est fixée par la réglementation fiscale, sociale ou commerciale : la durée de conservation des documents sociaux de type feuilles de présence et convocations, ainsi que des documents civils et commerciaux comme les déclarations en douanes, est ainsi de 3 ans. Il faut en revanche conserver 6 ans les documents fiscaux et jusqu’à 10 ans les registres comptables et les pièces justificatives associées. Si le fait de conserver un document moins longtemps que les délais prescrits peuvent vous mettre dans l’illégalité et vous exposer à des sanctions, le conserver plus que nécessaire peut vous faire perdre de l’argent inutilement. Un tiers-archiveur possède l’expertise nécessaire pour vous guider sur les durées de conservation des différentes archives de votre entreprise. Il vous offrira aussi des garanties de conservation souvent supérieures aux délais légaux, dans des conditions qui garantissent la pérennité de vos documents : au sein de locaux surveillés et sains pour les archives papiers, sur des serveurs fiables et sécurisés pour les archives numériques.

Une solution à vos problèmes d’espace

Les contraintes spatiales de l’archivage papier augmentent au fur et à mesure que votre entreprise se développe. La solution de l’externalisation, qui finira sans doute par s’imposer, peut être mise en place dès les premières années d’activité d’une entreprise pour anticiper les problèmes d’espace qui ne tarderont pas à se poser. Certaines sociétés de commerce ou de services disposent de locaux très petits, notamment en ville. Deux solutions sont alors possibles : le recours à une solution de stockage pour vos archives, ou l’externalisation de leur gestion, qui vous permet de bénéficier du double service de stockage et de classement. Certains prestataires assurent le tri de vos archives sur site puis leur transport vers le site d’archivage. Vous aurez ensuite accès à des locaux spécialement conçus pour la conservation et la consultation des documents d’entreprise, c’est-à-dire des rayonnages et casiers sécurisés pour les archives papier et des serveurs hautement sécurisés pour les archives dématérialisées ; le tout dans des entrepôts protégés et conformes aux normes de conservation des archives professionnelles. Il n’est plus nécessaire d’envisager un déménagement de vos locaux ni un agrandissement !

Une solution pour gagner en temps et en productivité

L’archivage demande temps, rigueur et expertise. Un personnel compétent est nécessaire pour respecter les normes de conservation des documents et ne pas s’exposer à des sanctions ou se retrouver dans une situation inconfortable en cas de litige. La gestion des archives peut s’avérer chronophage dans une entreprise. Et moins le classement est rigoureux, plus le risque de temps perdu à rechercher des documents égarés est grand. Déléguer la gestion de vos archives professionnelles à un tiers qualifié est une solution pour gagner du temps et recentrer votre entreprise vers ses activités métiers. Vous pouvez dédier vos propres ressources humaines à la productivité de votre organisation, et non aux tâches administratives chronophages. Le personnel qui prend en charge vos archives est compétent, formé et employé à cet effet par le tiers-archiveur. Vous gagnez donc aussi en fiabilité.

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Editrice du Blog Annexx, mon box de stockage