Une proportion toujours plus importante d’entreprises se tournent vers l’externalisation de leurs archives papier. Alors que certaines choisissent l’archivage digital, d’autres s’orientent vers la location d’un espace de stockage. Dans les deux cas, la volonté est la même : rentabiliser ses locaux en utilisant l’espace au maximum. Dans ce guide qui traite de l’externalisation des archives papier, nous pèserons le pour et le contre de cette solution afin de vous aider à y voir plus clair.
Bien préparer l’externalisation de ses archives papier
La première chose à faire avant d’enclencher le processus d’externalisation de ses archives papier est la suivante : quelles archives délocaliser ? Alors qu’on serait tenté de se détacher de toutes ses archives, ce n’est pas la bonne solution. En effet, alors que certaines archives peuvent être délocalisées, d’autres ont besoin d’être consultées très régulièrement et doivent donc rester à portée de main.
Une fois ce premier tri effectué, il est nécessaire de procéder à une inspection des archives avant de leur stockage. Vous devez vérifier plusieurs choses. Dans un premier temps, assurez-vous que chaque classeur et porte-document soit bien complet. Il n’y a rien de pire que de consulter des archives et de se rendre compte que certains mois sont manquants. Vérifiez ensuite que toutes vos archives sont bien classées. Enfin, vérifiez l’étiquetage de vos archives. N’hésitez pas à les étiqueter sur les tranches, mais également sur la face avant ou arrière, selon le mode de stockage que vous aurez choisi.
Reste ensuite la dernière étape de préparation avant d’externaliser ses archives papier. Réfléchissez à la façon dont vos archives seront rangées dans votre espace de stockage. Seront-elles disposées sur des étagères ? Sur des palettes ? Dans des cartons ? Dans des armoires range document ? Plus vous anticipez l’externalisation et le stockage de vos archives papier, plus il sera simple de venir y chercher un document précis.
Où externaliser ses archives papier ?
Vouloir externaliser ses archives papier, c’est une chose, savoir où le faire, ça en est une autre. Savez-vous qu’il existe des entreprises spécialisées dans l’archivage des documents d’entreprises ? Que ce soit en format papier ou numérique, ces dernières conservent vos documents et effectuent même les recherches dans ces derniers pour vous. Cela a par contre un prix, et ce dernier peut vite s’envoler selon la quantité d’archives à stocker.
Si vous êtes à la recherche d’une solution d’archivage économique, sécurisée et flexible, vous pouvez envisager la location d’un box de stockage. Cette option peut être particulièrement intéressante si vous ne disposez pas de l’espace nécessaire pour stocker vos documents sur place. Vous pourrez y entreposer une grande quantité de documents, qui seront accessibles uniquement par vous et les autres personnes habilitées à les consulter. Bien que stockés en externe, vos archives papier resteront facilement consultables en cas de besoin.
Annexx, garde-meuble spécialiste du self-stockage depuis 2009
Présent dans 8 régions et 19 départements, Annexx est un garde-meuble en activité depuis 2009. Nous vous proposons la location de box de stockage de tailles variables, selon vos besoins. Situés dans des centres 100% sécurisés (vidéosurveillance, contrôle d’accès, alarme dans chaque box), nos box sont accessibles en illimité 7 jours sur 7. Du matériel de manutention vous est mis à disposition gratuitement pour vous aider à déménager vos archives dans votre box.
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