Obligation légale pour la totalité des entreprises, l‘archivage est une tâche contraignante à laquelle on ne peut déroger. En effet, archiver vos factures, mails importants, contrats et autres documents administratifs peut vous permettre de démêler une situation délicate avec un client ou l’administration fiscale. De nombreuses entreprises trouvent le papier dépassé et se tournent vers l’archivage numérique. Cette solution est-elle la meilleure ? Quels en sont les avantages et inconvénients ? C’est ce que nous allons voir aujourd’hui.
Les avantages de l’archivage numérique
De plus en plus plébiscité par les entreprises, l’archivage numérique est une pratique qui comporte d’excellents avantages.
Le premier avantage, et non des moindres, est le gain de place. En disant adieu à l’archivage physique, vous récupérez pleine possession de vos locaux, et pouvez les utiliser à leur plein potentiel. Vous n’imaginez pas la quantité d’informations qu’un disque de 1 To peut contenir !
Le second avantage de l’archivage numérique est le gain de temps. Si vous avez correctement nommé et classifié vos archives, vous gagnerez un temps précieux. Les recherches sont quasi instantanées et s’effectuent en moins de temps qu’il n’en faut pour le dire. L’accès est sécurisé et restreint aux seules personnes autorisées à accéder à vos documents les plus confidentiels.
Le dernier avantage de l’archivage numérique est la sécurisation de vos données. En effet, en plus d’être stockées sur un serveur, vos données sont régulièrement sauvegardées sur un serveur de copie, pour palier toute perte de données ou piratage.
Les inconvénients de l’archivage numérique
Comme tout mode de stockage, l’archivage numérique a évidemment des inconvénients. Si la solution de stockage parfaite existait, ça se saurait !
La première contrainte qui vient avec ce mode de stockage est la phase de transition du papier vers le numérique. De nombreuses procédures sont à mettre en place pour que la totalité de vos documents entrants et sortants intègrent votre serveur d’archives numériques. Un responsable doit être nommé, et vos salariés devront suivre une formation pour que tout se déroule comme il le faut.
Il faudra prendre le temps de choisir une solution d’archivage sécurisée, simple d’utilisation et avec des sauvegardes régulières pour anticiper toute panne, dysfonctionnement ou cyberattaque.
Enfin, le dernier inconvénient de l’archivage numérique est son impact environnemental. En effet, chaque nouvelle consultation de données fait travailler des serveurs web, qui consomment de l’électricité. C’est pour cette raison qu’archiver numériquement des documents que l’on est amené à consulter souvent n’est pas une bonne solution.
Trouver le juste milieu : archivage mi-numérique, mi-traditionnel
Et si la solution se trouvait dans l’entre deux ? Nul besoin d’avoir recours à 100% à l’archivage numérique, tout comme il n’est pas nécessaire de tout archiver au format papier. Ne l’oublions pas, le papier aussi a une empreinte carbone. Dans un premier temps, faites l’inventaire des différents types de documents que votre entreprise doit conserver. Dans un second temps, vous pourrez arbitrer lesquels de ces documents devront être archivés au format papier, et lesquels feront l’objet d’un archivage électronique.
Par exemple, l’archivage papier peut être la meilleure solution pour les dossiers du personnel, tandis que l’archivage électronique est idéal pour les factures des clients. Quant à la correspondance électronique, vous pouvez décider de n’archiver que les messages les plus importants au format papier. Les autres messages pourront être détruits. N’oubliez pas que chaque mail prend de la place, et encore plus quand il est accompagné d’une pièce jointe.
Si c’est le manque de place dans vos locaux qui vous oriente vers l’archivage électronique, avez-vous songé à louer un box d’archivage chez un garde-meuble professionnel ? Accessible uniquement par vos salariés accrédités, cet espace de stockage sécurisé vous permettra de libérer de précieux mètres carrés dans vos locaux.
