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Comment réussir l’archivage de ses documents administratifs et comptables ?

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Déterminer le besoin de son entreprise en termes d’archivage

L’archivage des documents est une obligation légale : à l’exception des supports et documents intermédiaires de travail, tous les documents produits par votre société ou transmis par des tiers doivent être identifiés, datés et conservés pendant une durée déterminée. Archiver a aussi bien pour enjeu de libérer de la place dans les placards des bureaux ou dans les boites de messagerie que de s’assurer de la bonne conservation et du tri rationnel de tous les documents susceptibles d’intervenir dans le futur de l’entreprise pour des raisons juridiques, financières ou techniques. Les raisons d’archiver sont multiples : il s’agit de pouvoir fournir des preuves juridiques, de conserver des données de manière rationnelle pour les retrouver facilement, de protéger ou de détruire des données sensibles et confidentielles, de réfléchir aux méthodes de conservation des données sous des formats exploitables dans l’avenir. Pour déterminer les besoins de votre entreprise en termes d’archivage, il convient d’évaluer quelles sont les données à archiver : les informations vitales pour l’entreprise, les documents légaux, les données importantes pour l’entreprise en cas de contentieux, les documents et informations pouvant être exploitées dans le futur dans le cadre de l’activité de la société, et ce qui relève de la mémoire historique de l’entreprise. Ces documents, factures et autres preuves doivent être conservés par obligations légales, c’est l’archivage légal, pour une durée de conservation variant selon les cas. Que ce soit dans un coffre fort sur support papier ou encore par numérisation avec l’archivage électronique la gestion et conservation des archives est primordiale.

Identifier et authentifier les documents à archiver

Pour pouvoir être exploitées et éventuellement présentées dans un cadre juridique, les données archivées doivent être soigneusement identifiées et authentifiées. Un système de nommage et de classement est essentiel pour pouvoir retrouver aisément un document à consulter ou à présenter. Pour que les documents aient une valeur légale, ils doivent par ailleurs être datés, intègres, authentiques, et leur auteur doit être identifiable. Lors de l’archivage des documents comptables et administratifs, il faut donc veiller particulièrement à ces exigences afin de maîtriser au mieux l’ensemble des risques juridiques, financiers, sécuritaires et logistiques auxquels une entreprise peut être confrontée au cours de son exercice.

Stocker ses documents

La confidentialité des données et la fréquence de consultation sont à évaluer pour déterminer le mode de stockage des documents d’une entreprise. L’archivage de documents physique s’avère souvent la solution la plus fonctionnelle pour les petites entreprises, alors que les entreprises au flux de documents plus importants choisissent généralement l’option numérique. L’utilisation de la bureautique et le développement de la communication dématérialisée impliquent généralement un archivage mixte, concernant d’une part l’archivage des documents de type numérique, d’autre part l’archivage des documents papier. Le support de conservation des données numériques devra être régulièrement revu en fonction des avancées technologiques et des questions de compatibilité et d’obsolescence des supports. L’archivage physique, lui, peut prendre plusieurs formes : il pourra être effectué dans les locaux de l’entreprise pour une facilité d’accès permanente, ou dans un centre de stockage spécialisé pour bénéficier de meilleures conditions de sécurité et de conservation, pour libérer de l’espace dans les locaux de la société, et pour restreindre l’accès aux documents sensibles aux seules personnes légitimes et compétentes.

Consulter, trier et supprimer périodiquement ses archives

Les archives doivent être classées et indexées de manière à être exploitables en cas de besoin. Cela implique qu’elles soient conservées de manière à être consultables. Par ailleurs, avant de procéder à l’archivage définitif de certains documents ou à leur destruction, il est essentiel de trier régulièrement les archives afin de réactualiser les enjeux des documents et afin de se plier aux différentes réglementations en matière de durée légale de conservation des documents. Certains documents sont en effet conservés uniquement par obligations légale, et ne constituent pas des enjeux permanents pour les entreprises. Il faudra donc consulter régulièrement les archives pour procéder à la destruction de certains documents en fonction de leur durée légale de conservation. Celle-ci varie en fonction du type de documents : comptables, fiscaux, sociaux ou commerciaux.

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Editrice du Blog Annexx, mon box de stockage