Politique de Confidentialité Annexx
La présente politique de confidentialité (« Politique de Confidentialité ») vous fournit des informations sur les données à caractère personnel que nous collectons vous concernant, sur la façon dont nous utilisons ces données et sur vos droits relatifs aux données personnelles que nous détenons à votre sujet.
La dernière mise à jour date du 21 janvier 2021.
La politique de confidentialité a pour objectif d’informer les clients, prospects et fournisseurs sur les traitements des données à caractère personnel réalisés par les sociétés du groupe ANNEXX (« ANNEXX ») et de leurs droits à ce titre dans le cadre des réponses aux demandes de devis et gestion de sa relation contractuelle avec ses clients.
La Politique de Confidentialité est notamment accessible depuis le site internet d’ANNEXX et en tout état de cause elle est mise à disposition de tout client et fournisseur avant la conclusion d’un contrat de mise à disposition / prestation de services avec ANNEXX.
Elle pourra être modifiée pour tenir compte notamment de l’évolution des traitements des données mis en œuvre et de la législation applicable. Ainsi, nos fournisseurs, prospects et clients seront invités à prendre connaissance de toute nouvelle version par tout moyen.
1. Qui sommes-nous ? Identité Annexx
Pour toutes questions concernant notre Politique confidentialité, vous pouvez nous contacter en utilisant les coordonnées suivantes :
Annexx SAS
70 Rue Jacques Babinet
31100 Toulouse
Tél. : 05 34 60 31 16
Mél. : juridique@annexx.com
SIRET : 44470492800035
L’ensemble de nos clients peuvent envoyer leurs questions concernant les problèmes de protection des données personnelles, de confidentialité et de sécurité à notre service juridique.
ANNEXX est le responsable des traitements de Données, en tant que professionnel proposant aux particuliers et aux professionnels, un service de mise à disposition de box de stockage, de bureaux et domiciliation. ANNEXX est soumis en cette qualité aux obligations imposées par la réglementation en vigueur en France et au sein de l’union européenne en matière de données à caractères personnelles en particulier le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (« RGPD »).
Les personnes concernées par le traitement des données personnelles sont les fournisseurs, clients et prospects d’ANNEXX incluant notamment les internautes naviguant sur le site internet d’ANNEXX (les « Utilisateurs » ou « Vous »).
2. Définitions
L’expression « donnée à caractère personnel » désigne toute information susceptible de vouss identifier directement comme votre nom et prénom, votre adresse postale, votre adresse e-mail, vos numéros de téléphone, votre date de naissance, vos détails de paiement ou indirectement comme une adresse IP (les « Données »).
Un traitement de données désigne toute opération effectuée ou envisagée directement ou indirectement avec les Données, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la conservation, la modification, la consultation, l'utilisation, la transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, ou la destruction, etc.
3. Données collectées et traitées
Données que vous fournissez
ANNEXX collecte des Données directement auprès de ses prospects et clients via les formulaires accessibles depuis le site internet ou par téléphone, depuis vos terminaux mobiles ou non, ou directement lorsque vous vous rendez dans l’un de nos établissements. Ces Données sont mises à jour directement auprès des Utilisateurs. A ce titre, les Utilisateurs s’engagent à communiquer au service marketing/client toute mise à jour desdites Données sans délai.
Lorsque vous vous rendez dans l’un de nos établissements des caméras de vidéosurveillance sont également susceptibles de collecter des Données, afin d’assurer la sécurité des biens et des personnes.
Les conversations téléphoniques notamment avec notre Centre d’Accueil Clients et les échanges de courriels sont susceptibles d’être enregistrés et conservés en vue d’améliorer la qualité de notre service client et de former nos collaborateurs.
Les Données des fournisseurs sont collectées lors de la prise de contact et lors de l’exécution du contrat liant le fournisseur à ANNEXX.
ANNEXX limite la collecte des données à caractère personnel aux données adéquates, pertinentes et strictement nécessaires aux traitements et à la gestion de la relation commerciale.
La non-fourniture de ces données peut, selon le cas, avoir pour conséquence l’impossibilité de conclure le contrat et/ou de fournir les Services et/ou de vous proposer des offres commerciales.
Données obtenues par des tiers-Cookies
Les Données peuvent également être fournies indirectement notamment via Google, Safari, pour les données comportementales des internautes collectées par le recours aux Cookies et/ou traceurs.
Les technologies telles que les cookies, les balises et les scripts sont utilisées par nous et nos partenaires, nos filiales ou nos fournisseurs d’analyses ou de services. Ces technologies sont utilisées pour analyser les tendances, gérer notre site Web, suivre les mouvements des utilisateurs autour de notre site Web et recueillir des informations démographiques sur nos utilisateurs. Nous pouvons recevoir des rapports basés sur le recours à ces technologies par ces sociétés sur une base agrégée.
Pour plus d’informations sur la façon dont nous utilisons les cookies et sur les informations collectées à l’aide des cookies, veuillez consulter la section « Politique des cookies » ci-dessous.
Nous sommes également susceptibles de recevoir des Données vous concernant via des organismes bancaires ou établissement de crédit. Dans ce cas, nous mettons à jour vos Données dans notre base de données.
Données concernant des tiers que vous nous fournissez
Dans le cas où vous nous transmettez des Données relatives à une autre personne pour des besoins de contact d’urgence (tel qu’un proche…), vous nous garantissez que, vous avez l’autorité pour consentir au traitement de Données en son nom, vous recevez en son nom toutes correspondances relatives à ses Données, et le cas échéant, vous consentez en son nom au transfert de ses Données à l’étranger.
Nous ne collectons pas volontairement de Données relatives à des mineurs de moins de 16 ans, néanmoins si vous êtes un parent ou un tuteur légal de ce mineur et que vous pensez que nous détenons des Données sur ce mineur, vous pouvez obtenir la suppression des Données après avoir prouvé votre identité et votre autorité légale sur le mineur.
4. Fondements des traitements
Lorsque les Données d’un client, prospect ou fournisseur sont traitées par ANNEXX, seules les données nécessaires aux finalités de traitements sont traitées.
Les fondements sur lesquels reposent ces traitements sont le respect d’une obligation légale, l’exécution du contrat, l’intérêt légitime et votre consentement.Par ailleurs, les Données dont la collecte est obligatoire sont identifiées comme telles (ex : par un astérisque dans les formulaires).
5. Récapitulatif des finalités, Données traitées, fondement du traitement, durée de conservation
Vous trouverez ci-après un récapitulatif de l’ensemble des traitements de Données avec leur finalité.
Traitement des données
PROSPECTS
| Contexte de la collecte |
Type de données |
Finalités du traitement |
Base légales / juridique |
Personnes / services ayant accès aux données |
Durée de conservation |
| Envoi de devis et d’informations supplémentaires |
- Nom et prénom ;
- Adresse de messagerie ;
- Numéro de téléphone ;
- Données de navigation (cookies)
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- Analyse des besoins du prospect
- Établissement d'un devis et envoi au prospect
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Consentement |
- Service commercial
- Service marketing
- Collaborateurs des sites concernés
- Directeurs régionaux
- Direction générale
- Solution GED pour le stockage des données
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3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact amenant du prospect. |
Traitement des données
CLIENTS
| Contexte de la collecte |
Type de données |
Finalités du traitement |
Base légales / juridique |
Personnes / services ayant accès aux données |
Durée de conservation |
| Fourniture de la prestation de service : mise à disposition de box, bureau, domiciliation, boîte aux lettres |
- Nom et prénom ;
- Adresse courriel ;
- Numéro de téléphone ;
- Adresse postale ;
- Kbis ;
- Coordonnées bancaires si prélèvement automatique
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- Etablissement d'un contrat
- Fourniture d’un accès au site de stockage
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- Service commercial
- Collaborateurs du site concerné
- Directeurs régionaux
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- Durant la relation contractuelle et 5 ans à l’issue
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| Gestion des contentieux |
- Voir la case ci-dessus
- Date de naissance/âge
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- Collecter et traiter les données relatives aux retards et défauts de paiement des clients pour préparer, exercer et suivre une action en recouvrement ou un recours juridictionnel et, le cas échéant, faire exécuter la décision rendue
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- Obligation légale
- Intérêt légitime
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- Service juridique
- Tiers (huissiers, commissaires-priseurs, société recouvrement, avocat,
- Chaque service ANNEXX
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- Précontentieux : jusqu’à la conclusion d’un règlement amiable du litige ou, à défaut, jusqu’à la prescription de l'action en justice correspondante
- Contentieux judiciaire : jusqu’à ce que les voies de recours ordinaires et extraordinaires ne soient plus possibles contre la décision rendue.
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| Gestion de la relation client |
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- Gestion de la fin de contrat (ex : remboursement de trop perçu…)
- Enregistrement des conversations téléphoniques et échanges de courriel
- Offre commerciale
- Enquête sur la qualité des prestations
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- Exécution du contrat
- Intérêt légitime
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- Service commercial
- Service finance et comptabilité
- Prestataire externe
- Solution GED pour le stockage des données
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- Durant la relation contractuelle et 5 ans à l’issue. Sauf fichier audio dans les 6 mois de l'enregistrement.
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| Vidéosurveillance |
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- Assurer la sécurité des biens et des personnes
- S’assurer du respect des règles de sécurité
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- Service sécurité
- Service juridique
- Autorité publique
- Avocats
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| Vérification de la solvabilité |
- Données bancaires
- Informations bancaires issues d’établissement de crédit
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- Permettre la prise de décision sur des demandes liées à votre solvabilité
- Prévenir les fraudes et le blanchiment d’argent
- Vérifier la véracité des informations fournies
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- Intérêt légitime
- Obligation légale
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- Service financier
- Service juridique
- Direction générale
- Directeur d'établissement
- Autorité publique
- Avocats
- Etablissements(s) de crédit
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|
- Durant la relation contractuelle et 5 ans à l’issue
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Traitement des données
FOURNISSEURS
| Contexte de la collecte |
Type de données |
Finalités du traitement |
Base légales / juridique |
Personnes / services ayant accès aux données |
Durée de conservation |
| Fourniture de la prestation de service |
- Nom et prénom
- Adresse courriel
- Numéro de téléphone
- Contrat
- Facture et bon de commande
- Kbis
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- Etablissement d'un contrat
- Réalisation et suivi de la fourniture de service
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- Service commercial
- Service marketing
- Service comptable
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- Durant la relation contractuelle et 5 ans à l’issue
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| Gestion des contentieux fournisseurs |
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- Suivre et traiter les contentieux relatifs au contrat fournisseur
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- Obligation légale
- Intérêt légitime
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- Service juridique
- Tiers (huissiers, avocats...)
- Chaque service du siège ANNEXX
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- Précontentieux : jusqu’à la conclusion d’un règlement amiable du litige ou, à défaut, jusqu’à la prescription de l'action en justice correspondante
- Contentieux judiciaire : jusqu’à ce que les voies de recours ordinaires et extraordinaires ne soient plus possibles contre la décision rendue.
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6. Qui peut accéder à vos données ?
Les données personnelles collectées sont accessibles au sein d’ANNEXX par les services compétents à la gestion des différents traitements concernés.
L’accès aux données personnelles est strictement réservé aux personnes qui ont besoin d’y avoir accès dans le cadre de leur mission au sein d’ANNEXX, cf. tableau ci-dessus.
7. Les destinataires et les transferts de ces Données
Pour certaines des finalités identifiées ci-dessus, ANNEXX a recours aux services de sous-traitants ou prestataires (ex : ceux en charge de prestation de services administratifs comme l’archivage) tels des fournisseurs de services informatiques (ex : le prestataire d’hébergement), de solutions en mode SaaS qui ont besoin d’avoir accès à des Données pour exécuter la mission qui leur a été confiée par ANNEXX, y compris certains qui se trouvent hors de France. Dans ce cas, ANNEXX impose à ces cocontractants des obligations fortes en matière de traitement, confidentialité et sécurité des Données auxquelles ces prestataires ont accès.
ANNEXX peut également être amenée à communiquer les Données à des tiers dans certains cas particuliers :
- Si ANNEXX est obligée de divulguer ou donner accès aux Données pour se conformer à une obligation légale ou à une décision de justice, ou pour faire respecter ou appliquer le contrat de prestation ou toutes raisons autres que celles acceptées, ou pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité de ANNEXX, de ses clients ou de ses collaborateurs ;
- Si la loi autorise ce transfert par ANNEXX.
- Si ANNEXX envisage de céder une activité ou d’actifs (y compris par cession de l’entreprise exerçant cette activité ou possédant ces actifs), les Données pourront être communiquées à l’acquéreur et à aux acquéreurs potentiels dans le cadre d’un audit y compris leurs conseils.
- Si tout ou partie des actifs d’ANNEXX fait l’objet d’une acquisition par un tiers, les Données seront l’un des actifs transférés. Les Données seront traitées par l’acquéreur qui agira comme le nouveau responsable du traitement et sa politique de protection des Données régira alors le traitement des Données.
D’une manière générale, Vos Données sont transférées à des sociétés appartenant au groupe d’ANNEXX. ANNEXX ne vend pas les Données à des tiers.
Vos Données pourront être partagées avec la personne que vous aurez désignée comme contact d’urgence dans votre contrat. Le contact avec cette personne donnera lieu à des échanges de Données.
8. Les actions réalisées sur les données
Les actions suivantes sont réalisées sur les Données :
- Collecte et enregistrement des Données
- Organisation ou structuration des Données
- Hébergement ou conservation des Données via des logiciels tiers,
- Consultation des données
- Tri (via une solution éditée par un tiers),
- Archivage en externe
- Communication des Données par transmission, diffusion hors toute autre forme de mise à disposition aux services concernés
- Modification / consultation par le service client ou marketing
- Effacement ou destruction des Données
9. La localisation des Données et les mesure de sécurité en place
L’ensemble des Données des Utilisateurs est hébergé au sein de l’Union Européenne. Les Données sont hébergées chez OVH.
ANNEXX prend toutes les précautions utiles pour garantir la confidentialité et la sécurité des Données et en empêcher l’altération, la corruption ou l’accès par des personnes non autorisées. Une politique de sécurité du système d’information a été mise en place. A titre, d’exemple, les accès à vos Données sont limités et restreints aux seules personnes/services qui ont besoin d’y accéder, ces Données sont stockées sur des serveurs sécurisés, les données bancaires étant également chiffrées. Les accès aux Données nécessitent l’utilisation d’un identifiant et mot de passe.
Néanmoins, la transmission de Données par le biais d’internet n’est pas sans risque, par conséquent ANNEXX ne garantit pas la sécurité des Données transmises par internet dès lors qu’ANNEXX aura respecté ses engagements en termes de sécurité.
Aucune Donnée n’est transférée à un tiers situé à l’extérieur de l’Union Européenne, sauf dans le cas où ANNEXX doit faire signifier et/ou exécuter des actes judiciaires (assignation, jugement, saisie…) à l’étranger du au motif que l’Utilisateur réside en dehors de l’Union Européenne. Dans ce cas les Données de l’Utilisateur sont transmises aux autorités en charge de signifier et/ou exécuter les actes. En tout état de cause, ANNEXX s’assure que les Données transférées font l’objet d’une protection adéquate afin de garantir leur sécurité, leur intégrité et leur confidentialité.
10. Quels sont vos droits ?
Dans le cadre du traitement de Données réalisé par ANNEXX, vous disposez des droits suivants :
- D’obtenir l’accès / la copie à vos Données traitées ;
- D’obtenir la rectification des données
- D’obtenir l’effacement de tout ou partie des Données lorsque les Données,
- ne sont plus nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées,/
- sont basées exclusivement sur le consentement,
- font l’objet d’une demande d’opposition
- De s’opposer aux traitements de ses Données
- D’obtenir la limitation du traitement, temporairement, lorsque l’exactitude des Données est contestée, lorsque vous vous êtes opposé au traitement, lorsque les Données ne sont plus nécessaires à ANNEXX mais sont encore nécessaire à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice
- De vous désinscrire ou de vous opposer à la réception de messages de prospection commerciale à tout moment en cliquant sur le lien de « désinscription » dans tout courriel ou toute communication, envoyé par ANNEXX
- De retirer son consentement à tout moment s’agissant de traitements fondés sur le consentement
- D’obtenir la portabilité de vos Données lorsque le traitement est fondé sur le consentement et que le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés
- De fournir des directives sur le sort de vos données post-mortem
- D'introduire une réclamation auprès de la CNIL.
Pour l’exercice de ses droits ou toute question relative à la présente Politique de Confidentialité l’Utilisateur peut simplement adresser une demande à l’adresse suivante : dpo@annexx.com en joignant une copie de sa pièce d’identité.
11. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?
Nous conserverons vos informations personnelles dans notre système aussi longtemps que nécessaire :
- pour nous permettre de gérer le(s) service(s) auxquel(s) vous avez souscrit(s)
- pour respecter nos obligations légales, résoudre les différends et/ou faire appliquer nos accords.
12. Sites web tiers
Le site Web ANNEXX contient des liens renvoyant vers d’autres sites Web exploités par des tiers.
La Politique de confidentialité d’ANNEXX s’applique uniquement aux données personnelles que nous collections par le biais de notre site Web et ne s’applique pas aux autres sites Web auxquels notre site Web peut être lié, avec ou sans notre permission. Nous ne sommes pas responsables des données personnelles que des tiers peuvent collecter, stocker et exploiter par le biais de leur site Web. Vous devriez toujours lire attentivement la charte sur la protection des données de chaque site Web que vous consultez.
